Como organizar os documentos de um imóvel residencial?
Preparamos um guia para te ajudar a organizar os documentos de seu imóvel residencial e acessá-los, com facilidade, sempre que precisar.
Por Redação Em:
É importante organizar os documentos do imóvel?
Quando você compra ou aluga um imóvel, passa a ter de lidar com a papelada relacionada com a casa ou o apartamento. A organização dos documentos te ajuda a encontrar, com facilidade, a qualquer momento, o papel que precisar, evitando um desgaste desnecessário. E ainda que seja mais fácil organizar quando isso é feito desde o início da aquisição ou da locação, é um exercício que vale a pena começar a qualquer momento: é só pensar no cansaço e no stress de quando você precisa com urgência daquele papel específico que “sumiu”.
Já pensou se você precisar oferecer seu imóvel como garantia de um empréstimo – operação conhecida como “home equity” – e não conseguir o financiamento por não encontrar os documentos relacionados à propriedade solicitados pelo banco ou por outra instituição financeira? Ou se tiver de enfrentar filas e taxas de cartório para recuperar os documentos perdidos?
A manutenção da papelada arrumada traz também vantagens como o ganho de tempo de ter declarações e comprovantes reunidos em um só lugar se você, por exemplo, decidir vender sua casa ou seu apartamento.
Quais os principais documentos de um imóvel?
Numa operação de compra e venda, os principais documentos de transferência do imóvel do antigo proprietário ao novo dono são:
– Escritura – título de propriedade do imóvel
– Matrícula atualizada – certidão que contém o histórico da propriedade
– Declaração de inexistência de débitos condominiais, emitida pela administradora
– Cópia autenticada do IPTU do ano, com comprovante de pagamento das parcelas
Na locação, o contrato de aluguel e os comprovantes de pagamento de condomínio e de IPTU devem ser guardados em local de fácil acesso porque podem ser necessários caso solicitados pela imobiliária.
Parte dos documentos são assinados e recebidos apenas no momento da compra do imóvel ou do fechamento da locação. Já gastos relacionados à manutenção da propriedade, como contas de luz e gás, são mensais.
Como começar a arrumar a documentação?
Para iniciar a organização, junte toda a papelada relacionada à sua casa ou ao seu apartamento. Se a sua opção for reunir, apenas fisicamente, os documentos do imóvel, nossa sugestão é que você comece a organizá-los pela separação das contas mensais dos demais papéis.
O uso de pastas com elástico e etiquetas, guardadas em caixas ou gavetas, ajuda a manter a documentação em ordem. Fichários com saquinhos plásticos também são recomendados.
Se as pastas forem etiquetadas por tipo de documento e pela cronologia dos pagamentos, tanto a inclusão de novos documentos como o manuseio dos arquivos que já estão lá ficam mais práticos e rápidos.
Outra sugestão é fazer a separação dos papéis em pastas de cores diferentes ou utilizar uma pasta sanfonada. O mais importante é que você encontre seu método de tornar mais fácil a arrumação e a procura de contratos e comprovantes sempre que precisar.
Organização digital: o melhor jeito de manter documentos arrumados
Ainda que muitas pessoas ainda usem pastas para organizar documentos físicos, a melhor forma de organizar a documentação é a digital. Guardar documentos, digitalmente, é mais seguro, pois papéis podem se perder ou mesmo apagar com o passar do tempo. É também mais prático, pois qualquer conta, certidão ou documento pode ser encontrado e usado em poucos cliques.
Em um mundo onde o digital ganha, cada vez mais espaço, esse formato tem tanta validade jurídica quanto um papel, ou dependendo dos recursos de segurança usados na transação, às vezes pode ser até mais confiável.. Um exemplo disso é que, cada vez mais, é comum o recebimento das contas apenas na versão online.
Logo, a melhor forma de organizar documentos é que você mantenha, em um repositório virtual, a versão digitalizada dos papéis, feita a partir de fotos ou de aplicativos que têm a função de scanners.
Nos aplicativos e no site da UBlink, você tem acesso a uma carteira virtual que possibilita reunir, facilmente, contratos de locação ou compra, recibos de condomínio, IPTU e prestadoras de serviços, além de plantas elétrica, hidráulica e civil. A UBWallet é oferecida, gratuitamente, a todos os interessados – não somente a clientes da startup. No nosso site (https://ublink.com.br/), crie sua conta da UBWallet e já comece a usar nossa carteira virtual!
Por quanto tempo é importante manter os documentos do imóvel?
A organização dos papéis do imóvel passa não somente pela separação de contratos e contas nas diversas categorias, mas também pelo descarte de documentos mais antigos. Conforme o tipo de certidão ou comprovante, você deve mantê-lo por um prazo diferente:
- Guardar permanentemente: escritura e matrícula do imóvel
- Conservar por dez anos: IPTU
- Manter por cinco anos: recibos de condomínio, contas de luz e telefone
- Conservar por três anos após o fim da locação: recibos de pagamento de aluguel
- Até concluir o pagamento da casa ou do apartamento: recibo das prestações de financiamento imobiliário
No caso de contas de água, luz, telefone e TV a cabo, uma dica bacana é você pedir ao fornecedor uma declaração de quitação de débitos do ano anterior, para reduzir o volume de comprovantes guardados.
Para mais dicas relacionadas à moradia, acompanhe o blog da UBlink! Aqui, você encontra dicas para simplificar burocracias, novidades do segmento imobiliário e muito mais!
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